Changer de logiciel de clinique se prépare en cinq étapes : inventaire des données, nettoyage, tests, bascule, formation. La première question à poser avant tout engagement est de savoir ce que l'éditeur peut reprendre de votre ancien système : il ne publie pas les formats qu'il reprend. Cet article décrit la méthode générale d'une migration vers Santymed, les risques à maîtriser et ce que nous faisons de notre côté.
En bref
- Une migration réussie tient à la préparation : inventaire et nettoyage avant toute reprise.
- Le risque principal est de perdre ou de dupliquer des dossiers patients : testez sur un échantillon avant la bascule.
- La faisabilité de l'import de vos formats dépend de l'éditeur : demandez-la par écrit.
Changer de logiciel de clinique : les cinq étapes
| Étape | Ce que l'on fait | Point de contrôle |
|---|---|---|
| 1. Inventaire | Lister ce qu'il faut reprendre : dossiers patients, rendez-vous, factures, stock, résultats ; où et dans quel format | Liste validée par la direction et les chefs de service |
| 2. Nettoyage | Fusionner les doublons de patients, compléter les fiches, retirer les articles et tarifs obsolètes | Échantillon vérifié par chaque service |
| 3. Tests | Reprendre un échantillon dans un environnement de test et le comparer à l'ancien système | Écarts listés et corrigés |
| 4. Bascule | Sauvegarde finale de l'ancien système, reprise complète, ouverture du nouveau | Sauvegarde vérifiée, repli papier prévu |
| 5. Formation | Former chaque service, avant puis après la bascule | Chaque utilisateur réalise seul ses actions courantes |
Désignez un référent par service : il valide le nettoyage et les tests. Sans référent, personne ne tranche les doublons ni les écarts. La veille de la bascule, figez les saisies sur l'ancien système et notez l'heure de la dernière sauvegarde.
Ce que l'éditeur peut reprendre
Trois situations se rencontrent : l'ancien logiciel sait exporter ses données, sa base est accessible directement, ou vos données sont sur papier et sur tableur. Savoir laquelle est reprise par Santymed, et sous quelle forme, relève de l'éditeur : il ne publie pas cette information.
Demandez dès maintenant à votre fournisseur actuel, par écrit, un export de vos données et sa description : champs, format, volume. Conservez ces fichiers sources intacts tout au long du projet.
Les risques et comment les limiter
- Doublons et fiches mal reprises. Nettoyez avant, vérifiez par échantillon après.
- Perte de données. Faites une sauvegarde complète de l'ancien système avant chaque étape et gardez-le consultable pendant une période fixée avec la direction.
- Séjours en cours. Une clinique ne s'arrête pas : choisissez une date avec peu d'hospitalisations ouvertes et traitez-les une à une.
- Facturation mal paramétrée. Clinic gère la facturation par payeur et les honoraires selon conventions : paramétrez-les avant la bascule et rejouez des factures réelles passées.
- Coupure pendant la reprise. Un onduleur et une sauvegarde testée sont indispensables : voir installer Santymed.
- Confidentialité. Les fichiers d'export contiennent des données de santé, qui sont des données sensibles au sens de la loi n° 18-07. Limitez les accès, ne les laissez pas sur des clés USB et effacez les copies devenues inutiles une fois le projet validé.
Le jour de la bascule
Fixez la date avec la direction et les chefs de service, de préférence un jour de faible activité. Le déroulé type : saisies figées depuis la veille sur l'ancien système, sauvegarde finale, reprise complète, puis vérification par les référents sur des dossiers qu'ils connaissent (un patient hospitalisé, une facture récente, un résultat d'analyse). Tant que ces contrôles ne sont pas passés, l'ancien système reste la référence et le repli papier reste actif. Le nouveau système n'est ouvert à tous qu'une fois les écarts corrigés. Notez chaque écart et sa correction : cette liste vous servira en cas de doute sur un dossier.
Le rôle d'AsloTech
AsloTech est partenaire de déploiement de Santymed et assure le déploiement complet. Nous préparons le serveur et le réseau, nous organisons la bascule avec vos équipes et nous formons chaque service. AsloTech propose la reprise de vos données : la récupération des données de votre ancien système, à partir de son export, et leur migration vers Santymed. L'éditeur ne publie pas les formats qu'il reprend : faites-les confirmer par écrit avant de vous engager sur ce qui sera repris. Après la bascule, nous assurons le suivi et le contrat de maintenance. La durée dépend du volume et de la qualité de vos données.
L'essai de 7 jours sert à valider les parcours de travail. L'éditeur ne précise pas s'il permet d'importer des données : ne comptez pas sur lui pour tester une reprise complète. Voyez comment bien tester Santymed.
Questions fréquentes
Combien de temps dure une migration ?
Cela dépend du volume de données, de la qualité de l'export et du nombre de services. Nous ne donnons pas de durée sans avoir vu vos données.
Peut-on migrer sans arrêter la clinique ?
On procède en deux temps : reprise d'essai pendant que l'ancien système travaille, puis bascule à une date creuse avec un repli papier. Une interruption de la saisie est à prévoir ; sa durée dépend du volume de données.
Faut-il garder l'ancien logiciel ?
Gardez au moins la consultation et les sauvegardes complètes pendant la période fixée avec la direction. Avant de supprimer quoi que ce soit, faites confirmer par votre juriste ou par le ministère de la Santé la durée de conservation qui s'applique à vos dossiers.
Avant de vous décider, comparez les versions dans notre guide pour choisir la version de Santymed, puis décrivez votre projet sur la page logiciel de gestion de clinique.