تمت ترجمة هذا المقال آليًا من الفرنسية وهو قيد المراجعة. الأسعار بالدينار الجزائري دون ضريبة.
يصبح سجل حضور الموظفين راتباً في ثلاث مراحل: تصدير المداخل المسجلة من جهاز الحضور، تحويلها إلى ساعات وفقاً لقواعد الجداول الخاصة بك، ثم إرسال الإجماليات المصدّقة إلى برنامج الرواتب. يدوّن جهاز الحضور فقط المداخل. تُعالج التأخيرات، الساعات الإضافية، الإجازات وسهو الحضور في برنامج تسجيل الحضور قبل الرواتب.
باختصار
- يُسجّل جهاز الحضور من هو دخل ومتى. قواعد الجداول الخاصة بك تنتج الساعات.
- يتم الربط بالرواتب عبر ملف تصدير أو تكامل مباشر. يعتمد ذلك على البرنامج: تحقق منه قبل الشراء.
- يُسجّل الإجازات، الغيابات وسهو الحضور بشكل منفصل. يجب تتبع وتأكيد كل تعديل.
تسجيل الموظفين: من المداخل الخام إلى ساعات الدفع
| خطوة | ما يحدث | من يعتني بذلك؟ |
|---|---|---|
| 1. تسجيل الحضور | يُقدّم الموظف إصبعاً، وجهه أو شارة. يدوّن جهاز الحضور الرقم التعريفي، التاريخ والوقت. | جهاز الحضور |
| 2. الاسترجاع | تصل المداخل إلى الكمبيوتر عبر الشبكة أو مفتاح USB. | جهاز الحضور والكمبيوتر |
| 3. الحساب | يطبق البرنامج الجداول الزمنية: ساعات العمل، التأخير، الساعات الإضافية. | برنامج الحضور والانصراف |
| 4. الاستثناءات | النسيان، الإجازة، الغياب، المهمات. | الموارد البشرية أو المسؤول |
| 5. التحقق | يوافق المسؤول على الفترة. | المسؤول |
| 6. الرواتب | تُستورد أو يُدخل المجموعات الكلية. | الموارد البشرية أو الرواتب |
تصدير الحضور والانصراف
عادةً ما يحتوي التصدير على رقم التسجيل، التاريخ والوقت لكل مرور. أحيانًا يُظهر الاتجاه (دخول أو خروج). المحتوى والتنسيق (جدول، CSV، نص) يعتمد على برنامج تسجيل الحضور: اطلب مثالًا للملف قبل الشراء. يُطلب الاتجاه إما من جهاز الحضور أو يُستنتج بواسطة البرنامج وفقًا لترتيب المرور.
يجب أن يطابق الرقم الوظيفي في جهاز الحضور والرواتب. إذا اختلف، يجب ربط كل موظف يدويًا لكل فترة.
قواعد الجداول الزمنية، التأخير والساعات الإضافية
قرر هذه القواعد مع الإدارة قبل تكوين البرنامج:
- مناطق أوقات كل فريق، بما في ذلك فريق الليل الذي يبدأ منتصف الليل؛
- تسامح التأخير والتقريب؛
- الاستراحة: تُخصم تلقائيًا أو يُسجل؛
- الأيام العطل والراحة الأسبوعية؛
- الساعات الإضافية: من متى، ومع أي إذن.
مثال: جدول من 8 ساعة إلى 17 ساعة، مع ساعة واحدة للراحة مستبعدة. يذهب الموظف في الساعة 8:07 ويعود في الساعة 17:20. الحضور: 17:20 − 8:07 = 9 ساعة 13 دقيقة. ساعات العمل: 9 ساعة 13 دقيقة − 1 ساعة = 8 ساعة 13 دقيقة. تأخير 7 دقائق والـ20 دقيقة بعد الساعة 17 تُعامل وفقًا لقواعدكم: التسامح، التقريب، السماح بالساعات الإضافية. دفعها أو استرجاعها يعتمد على القواعد الداخلية وقانون العمل، الذي لا نشرحه هنا.
الإجازات، الغياب ونسيان الحضور
- العطل، الإيقافات المرضية والمهام لا تُسجَّل تلقائياً. أدخِلها في البرنامج باستخدام رمز الغياب، وإلا ستظهر كغياب غير مبرر.
- يُصحِّح النسيان المسؤول، مع السبب والتاريخ واسم الشخص. احتفظ بالمرجع الأصلي.
- في حالة عطل أو انقطاع، استخدم ورقة حضور موقّعة ثم سجِّلها.
- قبل الرواتب، اطلب من البرنامج تقرير الأخطاء: الغيابات المفقودة، التكرار، الساعات غير الطبيعية.
ربط توقّعات الموظفين ببرنامج الرواتب
| خيار | مبدأ | متى تختاره |
|---|---|---|
| تقرير ثم إدخال | نقرأ التقرير ونُدخل المجموعات في الرواتب. | عدد قليل من الموظفين |
| تصدير ثم استيراد | يستورد برنامج الرواتب ملفاً (رقم الموظف، الساعات). | الشركات الصغيرة والمتوسطة مع برنامج رواتب يقبل الاستيراد |
| دمج مباشر | يتبادلان البرنامجان البيانات تلقائياً. | فقط إذا كان كلا البرنامجين يدعمان ذلك: تحقق قبل الشراء. |
قبل أول راتب فعلي، جرّب شهرًا: احسب يدويًا ساعات ثلاثة موظفين وقارن بالبرنامج. صحِّح القواعد حتى تتطابق النتائج.
البيانات البيومترية وقانون العمل: حذر
إذا كان تسجيل الحضور يستخدم البصمة أو الوجه، تتطلب البيانات البيومترية احتياطات. وفقًا للصحافة الجزائرية (Algérie Eco، TSA، Maghreb Émergent، مايو 2026)، أصدرت سلطة حماية البيانات الشخصية (ANPDP) في 6 مايو 2026 قرارًا رقم 03 بشأن تسجيل الحضور البيومتري. وفقًا لهذه التقارير، يُتوقع الاستخدام المحدود للغرض المعلن، وتدابير الأمان، والحفظ محدودًا لمدة علاقة العمل. لم نقرأ النص الرسمي: تحقق مع ANPDP أو محامٍ. يمكن لـ AsloTech مساعدتك في إعداد الإجراءات لدى ANPDP؛ هذه المساعدة لا تُعَدّ استشارة قانونية. النقاط الأخرى المذكورة في جهاز الحضور البيومتري، اختيار وتثبيت. عمليًا: لا تستخدم تسجيلات الحضور لأي غرض غير المعلن، وحدّ الوصول إلى التصدير.
القواعد حول مدة العمل والساعات الإضافية والعطل تخضع لقانون العمل. لا نقدم رأيًا قانونيًا: أقرّق القواعد مع محامٍ أو مستشارك.
الأسئلة المتكررة
هل يجب الاحتفاظ بالتوقيتات الأصلية؟
نعم. احتفظ بالتصدير الخام والتصحيحات مع مبرراتها. يمكنك شرح كل ساعة مدفوعة. مدة الاحتفاظ تُحدد بالتشاور مع المستشار القانوني.
هل يمكن ربط مواقع متعددة؟
نعم، إذا أرسلت كل جهاز توقّع بياناته إلى نفس البرنامج عبر الشبكة، أو جمعت الصدّارات. استخدم رقم موظف فريد لكل موقع.
هل يكفي جهاز الحضور والانصراف لحساب الأجور؟
لا. يعطي مداخلات فقط. يلزم برنامج لحساب الساعات، ثم ربطه بالأجور.
لتثبيت جهاز الحضور والانصراف وربطه ببرنامجك، انتقل إلى صفحتنا التحكم في الدخول والحضور أو تصفح متجر التحكم في الدخول. قارن أيضًا الأنماط في البطاقة، البصمة أو الرمز.